Meilleures pratiques pour les frais de déplacement et de divertissement

Les frais de déplacement et de divertissement peuvent atteindre un montant considérable. L'établissement de lignes directrices facilitera le processus pour les responsables et les titulaires de carte.

  • Une entente signée relative au titulaire de carte doit indiquer tous les frais inacceptables et permettre au titulaire de carte de savoir ce qu'on attend de lui.
  • Durant la session d'orientation relative à l'utilisation de la carte, décrivez clairement au titulaire de carte quels sont les achats acceptables et inacceptables.
  • Demandez aux titulaires de carte de conserver leurs reçus d'opérations, conformément à l'entente relative au titulaire de carte.
  • Avec le suivi en ligne des opérations, il est possible de détecter rapidement les fraudes.
Simplification du processus

L'établissement de cartes «fantômes» chez des agences de voyage et d'autres fournisseurs courants peut simplifier le processus de déplacement des employés, car les frais de déplacement sont portés directement au compte de l'entreprise, ce qui élimine le besoin d'avoir une limite plus élevée sur les comptes des titulaires de carte.

Avant le déplacement/voyage :

  • Vérifiez la limite de la carte. Si elle n'est pas assez élevée pour un voyage, demandez un relèvement de limite à votre administrateur.
  • Appelez le Centre de service - Carte commerciale de la Banque Scotia pour vérifier s'il y a des pays soumis à des restrictions en raison de fraudes, car ces pays entraîneront des refus d'acceptation de la carte.
  • Planifiez le voyage pour veiller à ce que les fournisseurs prévus acceptent la carte VISA.
  • Imprimez une copie des documents d'assurance voyage pour l'apporter en voyage.

Durant le déplacement/voyage :

  • Vérifiez souvent le montant des fonds disponibles. Il est possible d'éviter de manque de crédit en appelant le Centre de service - Carte commerciale de la Banque Scotia.
  • Estimez le total des frais avant le départ d'un établissement pour déterminer si le crédit de la carte est suffisant. Si nécessaire, un bref appel téléphonique à votre administrateur permettra d'augmenter la limite.
  • Conservez tous les documents relatifs à chaque opération car cela est nécessaire pour le processus de rapprochement.

Pour plus d'informations ou si vous avez des questions sur ce sujet, veuillez communiquer avec votre directeur de programme de la Banque Scotia ou par courriel à l'adresse commercialcard@scotiabank.com