Orientez votre programme vers le niveau suivant

Promotion et communication

Utilisez des bulletins sur papier ou par courriel, et des outils de communication avec les employés, pour faire la promotion du succès et de la valeur du programme. Faites connaître aux participants et à la direction la progression du programme par rapport aux objectifs stratégiques, tels que le nombre d'opérations par mois, le nombre de titulaires de carte et le traitement des économies réalisées. Ce sont là de bons véhicules pour souligner les utilisations créatives de la Carte commerciale, les témoignages, les nouveaux fournisseurs, etc. La visibilité du programme est une des meilleures façons de stimuler la participation au programme. Après tout, chacun veut faire partie d'une équipe gagnante.

Expansion vers de nouvelles applications

Plus la Carte commerciale se révèle flexible et utile comme outil de paiement, plus elle est acceptée. Aussi, pensez à accroître l'utilisation de la carte en permettant de nouvelles applications. On pourrait ainsi utiliser la Carte commerciale pour des achats plus importants tels que du matériel de bureau ou encore ouvrir un compte spécial avec ses propres limites d'opérations et de montants en dollars pour un fournisseur spécifique. De cette façon, un compte de Carte commerciale d'une personne n'est pas touché et il n'est pas nécessaire d'ajuster les limites de dépenses.

Une autre utilisation créative de la Carte commerciale comme outil de paiement consiste à ouvrir des «comptes de diversion». Au lieu d'être un compte spécial avec un simple fournisseur, le compte de diversion est attribué à certains codes de catégories de commerçants. Tous les achats dans ces catégories sont acheminés vers un compte, peu importe le titulaire de carte qui effectue l'achat.

Le compte a ses propres limites et il se voit émettre une facture individuelle à la fin du cycle de facturation. Aussi, ces comptes n'influent pas sur les limites des titulaires et ils permettent un contrôle serré sur certaines catégories de dépenses telles que les réservations pour les hôtels et les expositions commerciales.

Plusieurs entreprises utilisent des comptes de diversion pour le paiement de billets d'avion. Chaque fois qu'un billet d'avion est commandé, l'achat active le compte de diversion et le paiement est «retiré» de ce compte. Cela permet à l'entreprise de faire le suivi de ce type spécifique d'achats. Bien que l'employé effectue l'achat, sa carte n'est pas débitée.

Limite ou élimination des options concurrentes

Une Carte commerciale est conçue pour réduire l'utilisation d'outils d'achat plus lents et plus dispendieux. Afin de réaliser le maximum d'économies, il faut limiter ou éliminer les options suivantes :

Fermer le bureau du caissier, limiter l'encaisse et les demandes de chèques.
Éliminer le remboursement par la passation en charge des fournitures.
Réduire le traitement prioritaire pour les bons de commande de valeur peu élevée.
Fixer un plancher pour les achats par bons de commande.
Trier les demandes d'achat pour acheminer les achats vers la Carte commerciale.
Éliminer les cartes à des fins particulières (p. ex. cartes de commerçants).
Avoir les comptes fournisseurs ou les demandes de retour d'achats transmis à l'employé si l'achat peut être fait avec une Carte commerciale.

Expansion de la base de fournisseurs

L'expansion de votre base de fournisseurs pour la Carte commerciale a du sens uniquement si les bons fournisseurs sont retenus.

Sondez les titulaires de carte pour avoir des suggestions au sujet des fournisseurs qu'ils utilisent et qu'ils préfèrent. De même, le service des achats connaîtra les fournisseurs qui ont fait bonne figure par le passé et qui peuvent aider à recruter. Informez les titulaires de cartes lorsque de nouveaux fournisseurs sont ajoutés.

Intégration du processus de Carte commerciale

Pour que le programme de Carte commerciale soit couronné de succès, il doit être présent dans l'ensemble de l'organisation et être accepté en tant qu'outil de paiement standard pour les achats de valeur peu élevée. Vous voulez intégrer la Carte commerciale dans les opérations quotidiennes. Une façon de faciliter cela consiste à éviter le sort des «projets pilotes perpétuels».

Les «projets pilotes perpétuels» sont contre-performants et n'atteignent jamais vraiment leur vrai potentiel. Leurs caractéristiques sont les suivantes :

Faible utilisation par les titulaires de carte (moins de trois opérations par mois)
Volumes en dollars inférieurs aux objectifs
Faible réduction des options concurrentes (bons de commande, encaisse, demandes de chèques)

Ces caractéristiques sont vos indices qu'il y a participation au programme mais non pas acceptation du programme. L'équipe du programme de carte doit donc revoir certains éléments fondamentaux du programme :

Examinez à nouveau vos objectifs stratégiques et veillez à ce qu'ils soient clairs pour chaque personne concernée.
Augmentez les communications avec les titulaires de carte et les directeurs et demandez leurs commentaires sur les problèmes et les sujets de préoccupations.
Réévaluez la participation à l'équipe du programme. Est-ce que les personnes et services appropriés sont là?
Augmentez la visibilité du programme aux niveaux supérieurs. Faites appel à un «champion» interne pour faciliter les choses.
Veillez à ce que les avantages aient été présentés aux titulaires de carte et aux directeurs.
Augmentez ou diminuez (selon le problème) les contrôles qui ont été mis en place.
Recrutez plus de fournisseurs et augmentez les options d'utilisation de la carte.
Donnez plus de formation.

Puis, apportez les changements nécessaires à votre structure de programme, aux procédures et objectifs et communiquez les changements à tous les niveaux. Aussi, demandez à votre directeur de programme de la Banque Scotia des conseils sur la façon dont d'autres entreprises ont réglé le problème des «projets pilotes perpétuels». Accordez-vous du temps pour que les changements puissent réussir. Puis, évaluez les résultats encore une fois.

Pour plus d'informations ou si vous avez des questions sur ce sujet, veuillez communiquer avec votre directeur de programme de la Banque Scotia ou par courriel à l'adresse commercialcard@scotiabank.com

Le présent article est publié ou fourni par la Banque Scotia pour informer ses clients des derniers développements en matière bancaire. Le présent article ne vise pas à donner des conseils d'ordre juridique, comptable ou fiscal car les situations individuelles diffèrent les unes des autres. Avant d'appliquer une pratique ou une procédure, veuillez consulter votre avocat, comptable, conseiller d'affaires ou consultant en sécurité.