Le mois de la prévention de la fraude rappelle aux propriétaires d’entreprise l’importance de renforcer leurs défenses contre la fraude. Les propriétaires d’entreprise doivent être proactifs, vigilants et renseignés. Voici trois étapes pour protéger votre entreprise efficacement contre la fraude.
Détecter
La première étape pour lutter contre la fraude est de repérer les signaux d’alerte. Les fraudeurs utilisent des techniques sophistiquées pour duper les entreprises, mais plusieurs indices courants peuvent vous aider à reconnaître les menaces.
Opérations inhabituelles
Soyez à l’affût des opérations inhabituelles. Il peut s’agir d’achats importants ou inattendus, de petites opérations répétées ou d’opérations effectuées dans des commerces que vous ne connaissez pas. La mise en place d’un système de contrôle des opérations peut vous aider à repérer ces anomalies.
Tentatives d’hameçonnage
Les tentatives d’hameçonnage sont fréquentes et peuvent être trompeuses. Soyez à l’affût de courriels ou de messages où l’on vous demande de fournir des renseignements sensibles, qui contiennent des liens douteux ou qui vous incitent à agir en toute urgence. Confirmez l’identité de l’expéditeur avant de répondre à ce type de message. Portez une attention particulière aux différences dans les adresses courriel, car celles-ci peuvent cacher une tentative d’usurpation de l’identité d’un fournisseur connu.
Documents falsifiés
Les fraudeurs peuvent modifier les factures, contrats et autres documents afin de tromper votre entreprise. Des différences dans la police de caractères, le formatage ou les signatures peuvent être des indices d’une tentative de fraude. Utilisez des outils de vérification des documents afin d’en valider l’authenticité.
Comportement inhabituel
Les employés ou partenaires qui adoptent un comportement inhabituel, qui vivent des difficultés financières ou qui apportent soudainement des modifications à leurs rapports financiers, sont également des signaux d’alerte. Encouragez la transparence et la communication pour être en mesure de déceler et de régler rapidement les problèmes potentiels.
Fraude liée aux fournisseurs
Ayez vos relations avec vos fournisseurs à l’œil. Méfiez-vous des fournisseurs qui insistent pour un paiement à l’avance, qui font des offres trop bonnes pour être vraies ou qui n’ont pas d’antécédents vérifiables. Faites preuve de diligence avant de conclure toute entente.
Rappelez-vous, les banques ne vous le demanderont jamais
- d’accéder à votre appareil à distance ou d’installer un logiciel sur votre appareil pour y accéder à distance
- de télécharger une application ou un logiciel tiers au moyen d’instructions par téléphone, courriel, message texte ou d’un lien inclus dans un message
- de divulguer votre NIP, mot de passe, code de vérification à usage unique ou numéro de carte bancaire
Se défendre
Savoir reconnaître une tentative de fraude est un bon début. Mais il faut aussi pouvoir les contrer. Assurez-vous de mettre en place des mesures rigoureuses pour protéger votre entreprise contre les opérations frauduleuses.
Processus d’authentification
Renforcez le processus d’authentification des systèmes permettant d’accéder à vos renseignements sensibles et d’effectuer des opérations. Utilisez l’authentification à facteurs multiples (AFM), des mots de passe robustes et la vérification biométrique pour rehausser la sécurité.
Formation des employés
Informez votre personnel des fraudes les plus courantes et réitérez l’importance de respecter les protocoles de sécurité. Des séances de formation régulières peuvent aider les membres de votre équipe à repérer et à écarter les tentatives de fraude.
Séparation des tâches
Intégrez la séparation des tâches à vos processus afin d’éviter qu’une seule personne soit responsable du rapprochement des données financières de votre entreprise. Cette pratique réduit le risque d’erreurs et d’opérations frauduleuses, car au moins deux personnes sont nécessaires pour la vérification et l’approbation des opérations. De plus, elle ajoute des niveaux supplémentaires de contrôle et de responsabilité.
Modes de paiement sécurisés
Adoptez des modes de paiement sécurisés, comme le traitement chiffré des opérations par carte de crédit, les jetons de paiement et les passerelles de paiement sécurisées. Évitez d’utiliser des plateformes de paiement non sécurisées ou inconnues.
Vérification des fournisseurs
Établissez un processus rigoureux de vérification de vos fournisseurs. Validez la légitimité de vos fournisseurs en confirmant leurs compétences professionnelles, leurs références et la stabilité de leurs finances. Évitez de faire affaire avec des entreprises sans vérification préalable et méfiez-vous des entités douteuses.
Protection des données
Appliquez des mesures robustes de protection des données afin de sauvegarder vos renseignements sensibles. Pour éviter l’accès non autorisé à vos données, utilisez le chiffrement et des serveurs sécurisés. Préservez vos données en effectuant des sauvegardes régulières.
Vérifications régulières
Une vérification régulière des processus et des systèmes de votre entreprise pourrait vous aider à repérer et à corriger toutes les faiblesses potentielles. Cette approche proactive peut contribuer à prévenir les tentatives de fraudes avant qu’elles ne se produisent.
Signaler
Le signalement rapide d’une fraude est essentiel pour limiter les dégâts et prévenir les futures tentatives de fraude.
Si vous pensez avoir été victime d’une fraude, vous devez prendre les mesures suivantes :
- Contactez votre banque sans tarder. Les entreprises clientes de la Banque Scotia peuvent s’adresser à leur directeur ou directrice, Relations d’affaires afin que les mesures de protection nécessaires pour sécuriser leurs comptes soient prises rapidement.
- Impliquez les autorités locales. Le fait de signaler la fraude à la police permet non seulement de faire progresser l’enquête dans l’immédiat, mais aussi d’empêcher le fraudeur de cibler d’autres victimes.
- Le Centre antifraude du Canada (CAFC) est un allié essentiel dans la lutte contre la fraude. Il offre des ressources et un soutien indispensables, accessibles par l’intermédiaire de sa ligne d’assistance (1-888-495-8501) ou de son site Web détaillé.|
Rappel
Le mois de la prévention de la fraude est une occasion de renforcer les moyens de défense de votre entreprise. En repérant, en écartant et en signalant les activités frauduleuses, vous protégez votre entreprise, préservez la confiance de vos clients et contribuez à sécuriser l’environnement commercial.
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