Franchise Management Inc. (FMI), l’un des plus importants franchiseurs (Pizza Hut®, KFC© et Taco Bell®) en Amérique du Nord, faisait face à un défi de taille. En effet, l’entreprise comptant plus de 340 commerces, répartis au Canada et aux États-Unis, devait aider les équipes à traiter les espèces de façon sécuritaire et efficace, tout en ayant une meilleure compréhension des flux de trésorerie.
«Le traitement des espèces devenait un irritant majeur, explique Arlene Dore, chef des services financiers de FMI. Nous aspirons toujours à faciliter la vie de nos équipes sur le terrain, afin de leur permettre d’optimiser leur emploi du temps et d’offrir un service exceptionnel à leurs clients, mais ce type de tâche administrative exigeait trop d’effort. Il fallait deux personnes présentes, sur place, pour compter les espèces et elles devaient se rendre à la banque chaque jour pour nous permettre d’accéder aux fonds de roulement. Le gérant pouvait facilement consacrer une heure par jour à la gestion des espèces, alors qu’il ne s’agissait pas d’une activité à valeur ajoutée.»
Ce processus coûtait environ un million de dollars par année à l’entreprise en temps de travail des employés, et c’est sans compter les coûts potentiels liés au vol ou à la fraude, les heures de travail des employés du centre de soutien de FMI qui devaient vérifier chaque jour les comptes des magasins et confirmer les dépôts ou faire le suivi des dépôts de nuit qui n’avaient pas été effectués.
La solution: le coffre-fort de dépôt intelligent
Le coffre-fort de dépôt intelligent est une solution de gestion de trésorerie qui aide les détaillants à régler certains problèmes liés au traitement des espèces et à obtenir un meilleur aperçu de leur flux de trésorerie. Ces coffres-forts de dépôt sont dotés d’une technologie qui valide les billets qui y sont placés afin de permettre aux détaillants de conserver leurs espèces, en toute sécurité, avant le ramassage par camion blindé. Le montant des espèces déposées dans le coffre-fort est porté au crédit du compte du client le jour suivant. Cela assure l’efficacité sur le plan administratif et protège l’entreprise contre les vols, internes et externes, et les pertes attribuables à l’erreur humaine. Du point de vue du responsable des affaires financières d’une entreprise, cela élimine le problème des fonds «inactifs» qui sont conservés dans un coffre-fort, en magasin, jusqu’à ce que quelqu’un ait le temps de passer à la banque pour effectuer un dépôt.
Lorsque Mme Dore a mentionné qu’elle cherchait une solution à son problème de traitement des espèces à l’équipe de la Banque Scotia de la région de l’Atlantique qui était responsable de son compte, Angela Decoffe, première directrice, Services de paiements et de gestion de trésorerie, a agi rapidement et l’a mise en contact avec l’équipe de produit, qui a immédiatement proposé à FMI de faire partie du projet pilote du coffre-fort de dépôt intelligent de la Banque Scotia au Canada.
La Banque Scotia met continuellement à niveau sa gamme de produits afin de répondre aux besoins de ses clients. «Pour être en mesure de concevoir des solutions efficaces, il est essentiel d’être à l’écoute de nos clients et d’avoir une compréhension approfondie de leurs activités, explique Adam Gabriel, vice-président, Paiements mondiaux pour entreprises de la Banque Scotia. Armés de ces connaissances, nous pouvons mettre en place des solutions pertinentes qui permettent d’optimiser le fonds de roulement et d’améliorer l’efficacité opérationnelle de nos clients, afin qu’ils puissent se concentrer sur leurs activités de base.»
La Banque Scotia a conclu un partenariat avec Garda World Cash, un chef de file des solutions de gestion de trésorerie. Entre temps, FMI s’est empressée de s’inscrire au projet pilote de coffre-fort de dépôt intelligent de la Banque Scotia, devenant le premier client à en faire l’essai, et ce, avec un échéancier accéléré de six mois.
Les résultats: une croissance soutenue des économies, de la sécurité et du service
Après le déploiement du coffre-fort de dépôt intelligent dans la plupart des emplacements de FMI, Mme Dore est enchantée: «Nos équipes sur le terrain ont rapidement adopté la solution, car elle leur permet d’être plus efficaces et de se sentir plus en sécurité. À l’échelle de l’entreprise, nous avons remarqué une amélioration de nos résultats. Dans notre secteur d’activité, l’expérience client est plus importante que jamais et le coffre-fort de dépôt intelligent nous aide à tirer le maximum du temps de chaque employé en éliminant des tâches administratives, ce qui leur permet de se consacrer davantage au service à la clientèle.»