En affaires, les problèmes de trésorerie sont parfois inévitables.
Votre entreprise a-t-elle des problèmes de trésorerie? Vous n’êtes pas seul.
Cela dit, pour éviter d’avoir à reporter subitement un achat ou à trouver du financement à la hâte, il vous suffit de prévoir les crises potentielles.
D’où l’utilité des prévisions de trésorerie; elles constituent un outil essentiel pour les petites entreprises.
Une gestion efficace de votre trésorerie signifie simplement que vous devez vous référer à vos ventes et à vos dépenses pour calculer votre flux de trésorerie à venir. Ainsi, vous pouvez limiter les conséquences d’une éventuelle baisse de vos entrées de fonds et voir à ce que cela ne vous empêche pas de payer vos employés, votre banque ou vos fournisseurs.
Créer divers scénarios
Vous ne pouvez pas compter sur les données de trésorerie des années précédentes avant d’avoir lancé votre entreprise.
Vous devez donc établir des prévisions prudentes, équilibrées et optimistes pour prendre des décisions éclairées selon divers scénarios, tel que le délai de paiement de vos clients.
Motifs de préparation des projections de trésorerie
Il y a plusieurs raisons de faire des projections de trésorerie, notamment :
- pour créer une ressource de gestion quotidienne qui vous permet de suivre votre position en encaisse et d’éviter des problèmes de liquidités;
- pour montrer que votre entreprise sait planifier, ce qui est très utile pour les relations avec les institutions financières;
- pour planifier des solutions qui s’adapteront aux fluctuations de trésorerie créés par les conditions du marché indépendantes de votre volonté.
Les premières prévisions de trésorerie que vous créerez seront les plus difficiles.
Une fois que cette étape est franchie, vous aurez des données avec lesquelles vous pourrez produire les prévisions suivantes. Évidemment, avec le temps, vous voudrez améliorer vos prévisions.
Les entrées de fonds
Les entrées de fonds peuvent provenir de ventes, de prêts, de placements ou d’apport de fonds de votre part.
Prévisions de ventes
Il n’est pas facile de prévoir les ventes lorsque l’entreprise est en démarrage, car vous n’avez aucune donnée pour faire vos prédictions. À ce stade, vos prévisions de trésorerie seront utiles pour attirer les investissements et obtenir des prêts bancaires.
Faites vos prévisions de ventes en les basant sur les performances d’entreprises similaires qui vendent des produits et des services comparables.
Assurez-vous de cibler des entreprises qui sont dans votre secteur et dont le profil démographique des clients est semblable au vôtre.
Les données de recensement local peuvent vous indiquer le nombre de personnes dans votre secteur correspondant au profil de vos clients. Utilisez ces données pour vos prévisions de trésorerie.
Conditions de paiement
Pour faire vos prévisions de trésorerie, déterminez à quel moment vous estimez être payé. Il peut parfois s’écouler d’un à deux mois avant que receviez ce qui vous est dû.
Votre entreprise doit percevoir rapidement les sommes qui lui sont dues et retarder le plus possible les sorties de fonds, sans vexer ses créanciers. Idéalement, vos clients paieraient comptant vos produits ou services. Or, ce n’est habituellement pas le cas.
Lorsque vous faites une étude de marché sur vos clients potentiels, demandez-leur comment ils paieraient leurs achats. Cela pourrait vous servir à établir vos conditions de paiements.
Les sorties de fonds
Pour créer des prévisions exactes de trésorerie, vous devez tenir compte de toutes vos sorties de fonds.
Dépenses
Faites une liste de toutes vos dépenses prévues. Certaines peuvent être des coûts fixes mensuels, comme l’accès à Internet, tandis que d’autres peuvent fluctuer, comme les frais de chauffage, selon les saisons.
Essayez d’obtenir les meilleurs prix (électricité, assurances, téléphone, Internet, fournitures de bureau) pour votre entreprise. Communiquez directement avec les fournisseurs pour tenter de faire des économies.
La marche à suivre
Vous pouvez réaliser vos prévisions en utilisant un progiciel de comptabilité ou un tableur comme Excel. Vous trouverez aussi des modèles en ligne.
Sachez que la plupart des progiciels de comptabilité iront chercher directement dans vos comptes plusieurs des données nécessaires aux calculs, ce qui vous épargnera temps et efforts.
Étape 1
Inscrivez votre solde d’ouverture, c’est-à-dire l’argent dont vous disposez.
Étape 2
Faites la liste des entrées d’argent de votre entreprise pour les 12 prochains mois.
Il peut s’agir de ventes à crédit déjà faites, de commandes reçues ou de ventes projetées en fonction des données antérieures ou d’une étude de marché.
Pondérez vos chiffres si vous prévoyez une phase de croissance ou un resserrement du marché.
Étape 3
Saisissez les dépenses mensuelles de votre entreprise, notamment :
- les frais généraux ou les frais fixes;
- les frais d’exploitation ou variables;
- les achats uniques;
- les paiements annuels, ainsi que toutes les sommes que vous êtes susceptible de retirer de l’entreprise.
Étape 4
Additionnez vos revenus à votre solde bancaire d’ouverture et soustrayez vos dépenses.
Le résultat correspond à votre solde de clôture chaque mois. Répétez l’opération pour l’année complète et vous aurez une bonne idée de votre situation d’encaisse pour l’année à venir.
Évaluation
Si votre solde prévu est positif tous les mois, vos entrées d’argent seront alors suffisantes pour couvrir vos dépenses.
Dans le cas contraire, vous devrez trouver d’autres sources de financement pour poursuivre vos activités, ainsi que des moyens d’augmenter vos ventes et de réduire vos coûts.
Avec cet exercice, le plus difficile est de prévoir avec exactitude les revenus et les dépenses pour des mois à venir. Évidemment, plus vos données sont précises, plus vos prévisions seront justes, de même que les décisions d’affaires que vous prendrez en conséquence.
Mettre à jour vos prévisions
Afin que vos prévisions soient utiles à long terme, vous devez les mettre à jour chaque mois en fonction du rendement de votre entreprise.
Remplacez vos données prévisionnelles par les données réelles chaque mois. Vous pourrez ensuite faire des ajustements au fil du temps si vos prévisions étaient trop optimistes ou pessimistes.
