Vous devez adopter de saines habitudes afin que votre cabinet demeure en santé. Votre priorité absolue, comme dentiste, consiste à prendre soin de vos patients, mais vous devez parfois prendre des décisions difficiles qui peuvent avoir une incidence sur votre flux de trésorerie. Si vos patients ont besoin de soins urgents, et que leur assurance ne couvre pas le coût total de leurs soins dentaires, que faites-vous? Comment s’y prendre pour ne pas accuser de retard dans les paiements aux fournisseurs externes si vos patients n’ont pas les moyens de régler vos honoraires en temps voulu?
Disposer d’un bon flux de trésorerie est essentiel à la santé de votre cabinet. En effet, cela vous permet de payer vos hygiénistes, votre personnel de bureau et vos fournisseurs en temps opportun, et de couvrir les autres coûts, comme les frais de publicité, les frais généraux, les réparations, etc.
Voici cinq moyens d’améliorer les flux de trésorerie de votre cabinet de dentiste.
Fixez à l’avance les rendez-vous de soins préventifs et de suivi.
L’une des meilleures façons de vous assurer que vous disposez d’un flux de trésorerie constant est de fixer des rendez-vous à intervalles réguliers. Bart Bagrowicz, premier directeur régional, Services bancaires – Soins de santé et Professions libérales, Banque Scotia affirme que : «le fait d’avoir un gestionnaire de bureau efficace et fiable peut jouer un rôle décisif». Lorsque les patients se présentent pour leur examen périodique, cette personne fixe les rendez-vous préventifs et de suivi. De plus, elle peut programmer des rappels pour les prochains rendez-vous. Cette gestion des rendez-vous est importante, car si elle permet de diagnostiquer rapidement des problèmes de santé buccodentaire chez les patients, elle vous évite aussi de rater des occasions de générer des revenus.
M. Bagrowicz ajoute : «Maintenir un calendrier des rendez-vous des patients bien détaillé peut sembler simple, mais cela a une grande incidence sur vos résultats.»
Offrez des options de paiement pratiques à vos patients.
Proposez à vos patients divers modes de paiement, comme les cartes de débit et de crédit. Vous augmentez ainsi vos chances de recevoir immédiatement un paiement et vous vous évitez les suivis auprès de patients qui n’avaient pas d’argent liquide ou de chèques à portée de main au moment de leur rendez-vous. Renseignez-vous sur la mise en place du paiement par cartes de débit et de crédit par l’intermédiaire du partenaire de la Banque Scotia en consultant la page des services aux commerçants de Chase. Pour recouvrer les sommes de factures impayées ou de comptes en souffrance soumis à l’assureur, utilisez des options de gestion de trésorerie ou des solutions de paiement numérique plutôt que d’attendre de recevoir des chèques par la poste.
Si vos patients participent au régime d’assurance-maladie de leur employeur ou ont souscrit une assurance privée, facilitez-leur la tâche en vérifiant si leur assureur offre le paiement direct ou si le patient doit d’abord payer le traitement et ensuite présenter une demande de règlement. Expliquez à vos patients ce qui est couvert par leur régime et mentionnez à l’avance le coût de tout traitement complexe afin d’éviter les mauvaises surprises ou les défauts de paiement. Si des interventions plus importantes sont nécessaires, présentez, à l’avance, un devis à l’assureur. Ces stratégies favoriseront une expérience positive pour votre patient et un paiement rapide pour vous.
Tirez avantage de la technologie.
L’un des meilleurs moyens de gérer votre trésorerie consiste à utiliser une technologie de gestion de la relation client (GRC). Un tel système peut vous aider à analyser les données relatives aux clients et à en faire le suivi, à établir des prévisions et à cerner les risques de défaut de paiement. Un système de gestion de la relation client peut également faciliter le processus de rappels automatisés de rendez-vous et de paiement. Sans compter qu’il peut servir à diffuser des bulletins d’information électroniques, ce qui contribue à nouer et à maintenir des relations solides avec les patients et à les informer sur les bonnes habitudes à adopter pour préserver leur santé buccodentaire.
Si vous en avez la possibilité, il pourrait être judicieux de permettre à vos patients de prendre rendez-vous au moyen de votre site Web. Votre personnel administratif gagnera du temps, et vous pourriez attirer davantage de clients en facilitant la prise de rendez-vous en dehors des heures d’ouverture de votre clinique.
Réglez vos achats au moyen d’une carte de crédit d’entreprise.
En effectuant tous vos achats au moyen d’une seule carte de crédit d’entreprise, vous pouvez séparer vos dépenses professionnelles de vos dépenses personnelles, plus facilement les comptabiliser et les reporter dans votre déclaration de revenus. Vous pourriez aussi maximiser votre trésorerie en profitant de la période de grâce limitée entre le moment où vous effectuez un achat et celui où vous réglez votre facture. Prenez note que vous devez payer le solde complet à la date d’échéance pour éviter les frais d’intérêt.
Vous pouvez également opter pour une carte de crédit qui permet d’obtenir des récompenses ou des remises en argent. Comparez les caractéristiques des cartes afin de choisir celle qui répond le mieux à vos besoins. Apprenez-en plus sur les cartes de crédit pour entreprise offertes par l’intermédiaire du Programme bancaire pour dentistes de la Banque Scotia.
Maximisez le rendement de vos liquidités.
Portez attention à vos comptes bancaires, afin d’éviter que des surplus demeurent sur un compte qui ne génère pas d’intérêt. M. Bagrowicz recommande d’utiliser cet excédent pour rembourser vos dettes ou ouvrir un compte d’entreprise qui verse des intérêts en fonction du solde.
Selon la date à laquelle vous aurez besoin des fonds, vous pouvez également choisir de placer vos fonds dans un certificat de placement garanti (CPG). Par exemple, un CPG encaissable rapporte plus d’intérêts qu’un compte d’entreprise standard tout en vous permettant d’accéder à vos fonds. Communiquez avec votre conseiller ou avec un spécialiste, Soins de santé pour en savoir davantage sur les CPG et les autres options de placement.
Pour obtenir plus de renseignements, des conseils et des solutions personnalisés qui contribueront à votre croissance et à l’optimisation de votre trésorerie, contactez-nous dès aujourd’hui.
