Code d’éthique du fournisseur de la Banque Scotia

Le présent Code d’éthique du fournisseur (le « Code du fournisseur ») établit les obligations des fournisseurs de produits et services, des intermédiaires et des entrepreneurs indépendants (chacun un « fournisseur »), ainsi que de leurs employés et représentants, lorsqu’ils font affaire avec La Banque de Nouvelle-Écosse ou ses filiales, sociétés affiliées, dirigeants, administrateurs, employés et représentants autorisés (la « Banque Scotia »), lui fournissent des biens et services ou agissent en son nom, et ce, partout dans le monde.

La Banque Scotia a à cœur les intérêts de ses actionnaires, clients et employés et ceux du grand public. Par conséquent, elle tient à respecter ses valeurs fondamentales – respect, intégrité, passion et responsabilité – et à ce que ses fournisseurs obéissent à la loi, adhèrent aux principes établis dans le Code d’éthique de la Banque Scotia et mènent leurs activités conformément aux valeurs qui sous-tendent le présent Code du fournisseur. Celui-ci énonce les attentes de la Banque envers ses fournisseurs dans les sphères suivantes : conduite responsable des affaires; pratiques d’affaires et d’emploi éthiques; intendance environnementale; tenue de documents et conformité. Les contrats conclus entre la Banque Scotia et ses fournisseurs comportent aussi des exigences précises, qui peuvent s’appliquer aux enjeux décrits dans le présent Code du fournisseur. En cas d’incohérence entre ce dernier et l’un de ces contrats, c’est le contrat qui prévaut.

• Respect des lois
  Le fournisseur doit toujours se conformer aux lois, règles et règlements des territoires où il mène ses activités.
  
  
• Conflits d’intérêts
  Le fournisseur doit prendre les précautions nécessaires et raisonnables pour prévenir tout conflit d’intérêts potentiel dans ses relations avec la Banque Scotia.
  
  
• Cadeaux ou invitation à un événement
  Les cadeaux ou invitations à un événement offerts par un fournisseur actuel ou potentiel à la Banque Scotia ou à son personnel ne doivent pas, par leur qualité, leur quantité ou le moment où ils sont offerts, avoir pour objectif d’obtenir un avantage ou un traitement préférentiel de la part de la Banque Scotia ni d’influencer ses décisions d’approvisionnement ou d’affaires. Tout cadeau et toute invitation à un événement doit respecter le Code d’éthique de la Banque Scotia, avoir une valeur modeste et être ponctuel, raisonnable, légal et conforme aux normes d’éthiques généralement admises.
  
  
• Lutte contre la corruption et les pots-de-vin
  La Banque Scotia applique le principe de tolérance zéro à l’égard des pots-de-vin et des actes de corruption et elle ne fait pas affaire avec des fournisseurs qui commettent de tels actes. Ces pratiques peuvent entraîner la résiliation ou la suspension d’une relation actuelle avec la Banque ainsi que la non-considération ou le refus d'une demande de relation avec la Banque. Le fournisseur doit s’engager à prévenir la corruption et les pots-de-vin et à instaurer des contrôles pour atténuer ces risques. Le fournisseur ne doit pas adopter une conduite qui pourrait placer la Banque Scotia en contravention avec les lois sur la lutte contre la corruption et les pots-de-vin, notamment offrir, promettre, donner, octroyer, solliciter, exiger ou accepter quoi que ce soit de valeur, directement ou indirectement, à/de qui que ce soit dans le but d’obtenir ou de conserver un avantage commercial ou toute autre contrepartie avantageuse. Le fournisseur doit se conformer à la législation en matière de lutte contre la corruption et les pots-de-vin là où il mène ses activités et aviser la Banque Scotia s’il fait l’objet d’une enquête, actuelle ou potentielle, concernant des allégations de pratiques contraires à cette législation.
  
  
• Lutte contre le blanchiment d’argent, lutte contre le financement du terrorisme et sanctions
  Le fournisseur ne doit pas participer, directement ou indirectement, à des affaires de blanchiment d’argent ou à des activités en violation des lois contre le blanchiment d’argent, soit accepter, transférer, convertir ou dissimuler des fonds provenant d’activités criminelles ou liés au financement d’activités terroristes. Le fournisseur doit se conformer à toute sanction, loi et réglementation applicable.
  
  
• Protection des données
  Le fournisseur doit protéger les renseignements confidentiels de la Banque Scotia ainsi que l’accès aux systèmes et réseaux de celle-ci. Il doit aussi protéger les renseignements personnels des clients et des employés de la Banque Scotia, conformément aux lois applicables et aux politiques de la Banque. L’utilisation ou la communication non autorisée des données d’accès aux systèmes et réseaux et des renseignements personnels ou confidentiels est interdite. Le fournisseur doit informer la Banque dès qu’il a connaissance d’une telle atteinte.
  
  
• Plans d’urgence
  Le fournisseur dont les services peuvent avoir des répercussions sur les activités ou la réputation de la Banque Scotia doit avoir élaboré, tenir à jour et avoir mis à l’épreuve un plan de continuité des activités et un plan de reprise après sinistre conformément à ses obligations réglementaires et contractuelles.
  
  
• Sous-traitance
  Le fournisseur ne peut céder tout ou partie de son contrat à un sous-traitant sans le consentement écrit de la Banque Scotia. Si ce consentement est donné, le fournisseur doit s’assurer que l’entente de sous-traitance cadre avec ses obligations contractuelles envers la Banque Scotia et avec le présent Code du fournisseur.
  
  
• Information privilégiée
  Dans le cours de sa relation avec la Banque Scotia, le fournisseur pourrait avoir accès à de l’information non publique importante (de l’« information privilégiée ») au sujet de la Banque Scotia, de ses sociétés affiliées, de ses sociétés associées ou de leurs clients. Le fournisseur doit respecter les restrictions légales et autres relativement à la négociation de valeurs mobilières de la Banque Scotia et d’autres sociétés cotées en bourse. En effet, ni le fournisseur ni son personnel ne peuvent acheter ni vendre, que ce soit pour leur propre compte ou celui d’un tiers, des valeurs mobilières émises par la Banque Scotia ou toute autre société cotée en bourse s’ils détiennent de l’information privilégiée sur l’émetteur de ces valeurs. Par « valeurs mobilières », on entend notamment les actions ordinaires et privilégiées, les débentures, les billets, les obligations, les bons de souscription, les droits d’achat d’actions et les options. Le fournisseur doit s’être doté de politiques et procédures conformes aux exigences légales et réglementaires en matière de gestion de l’information privilégiée (ex. : cloisonnement de l’information) et doit empêcher tout accès et toute divulgation inappropriée de cette information.
  
  
• Publicité
  Le fournisseur ne doit pas faire de déclaration publique (que ce soit sur son site Web, dans les médias sociaux ou autrement), publier de communiqués de presse ou diffuser de matériel de marketing faisant référence à la Banque Scotia, à ses marques de commerce ou à ses logos, sauf si la Banque Scotia en a approuvé l’utilisation au préalable ou si un contrat conclu avec elle donne expressément au fournisseur le droit de le faire.

• Droits de la personne
  La Banque Scotia défend les droits de la personne et son approche est conforme au cadre établi par les Principes directeurs relatifs aux entreprises et aux droits de l’homme de l’Organisation des Nations Unies. Cette approche, décrite dans la Déclaration des droits de la personne de la Banque Scotia, exige du fournisseur qu’il mène ses affaires dans l’esprit de ces principes et qu’il adopte des politiques et des pratiques qui y sont conformes. Ainsi, le harcèlement, la discrimination, la violence et tout autre comportement illégal ou inapproprié ne doivent pas être tolérés par le fournisseur.
  
  
• Diversité et équité
  Parce qu’elle est un chef de file des services bancaires dans les Amériques et qu’elle obéit à un grand objectif, « agir pour l’avenir de tous », la Banque Scotia souscrit au principe d’égalité des chances à l’égard de tous ses fournisseurs. La Banque Scotia respecte les principes de diversité et d’inclusion énoncés au Principe 5 du Code d’éthique de la Banque Scotia. Les normes et exigences en matière de discrimination et de harcèlement, énoncés au Principe 5.1, s’étendent à l’ensemble des fournisseurs.

Pratiques d’emploi

• Salaires et horaires de travail – Les fournisseurs doivent se conformer aux lois applicables en matière d'emploi / de travail et doivent fournir des salaires et des droits qui satisfont ou dépassent les exigences de la législation locale. Les heures de travail, les heures supplémentaires et le nombre de jours de travail par semaine ne doivent pas dépasser les limites légales applicables et doivent être documentés de manière transparente et accessible aux travailleurs.
  
  
• Aucun travail forcé – Le fournisseur ne doit pas avoir recours au travail forcé, involontaire, obligatoire ou sous contrat non résiliable dans aucune de ses activités. Il doit se conformer aux lois sur l’esclavage moderne, le travail forcé et la traite de personnes et n’être impliqué dans aucune pratique connexe (retenir le salaire ou les pièces d’identité d’une personne ou limiter ses déplacements).
  
  
• Aucun travail des enfants – Le fournisseur ne doit pas employer quiconque n’ayant pas l’âge légal de travailler là où il mène ses activités. Il doit respecter la législation locale et les normes fondamentales de l’Organisation internationale du travail (OIT) concernant le travail des enfants, dont sa convention n^o 182 sur les pires formes que peut prendre ce travail.
  
  
• Discrimination, harcèlement et violence au travail – Le fournisseur doit avoir mis en place des politiques et procédures visant à prévenir et à traiter les cas de discrimination, de harcèlement et de violence au travail.
  
  
• Signalement de problèmes par les employés – Le fournisseur doit s’être doté d’un processus transparent par lequel ses employés peuvent s’exprimer sans crainte de représailles et qui assure leur confidentialité et leur protection.
  
  
• Santé et sécurité au travail – Le fournisseur doit s’assurer que ses bureaux et installations sont conformes aux lois sur la santé et la sécurité au travail. Il doit instaurer et maintenir de bonnes pratiques de sécurité, en plus de fournir aux employés la formation requise et l’équipement de protection nécessaire pour qu’ils puissent travailler dans un environnement sain et sécuritaire.

Le fournisseur doit s’efforcer de mener ses activités de manière écologiquement responsable, en offrant ou en utilisant des produits verts quand c’est possible, afin d’atténuer tout impact nocif sur l’environnement.

Le fournisseur doit se conformer aux lois et règlements environnementaux en vigueur dans les pays où il mène ses activités ou dans les territoires où il fournit des produits pour la Banque Scotia. Dans les situations échappant aux lois et règlements applicables, le fournisseur doit s’être doté de systèmes lui permettant de traiter de manière responsable les matières dangereuses, les eaux usées, les déchets solides et les répercussions sur la qualité de l’air.

Émissions de gaz à effet de serre
La Banque Scotia invite le fournisseur à faire le suivi de ses émissions de gaz à effet de serre et à les réduire, par exemple en établissant des cibles de diminution, en lançant des projets d’amélioration de l’efficacité opérationnelle et des technologies, et en lui offrant des produits et services à faible empreinte carbone.

Consommation d’eau et réduction des déchets
La Banque Scotia encourage le fournisseur à entreprendre des initiatives pour promouvoir une plus grande responsabilité en matière d’environnement, comme l’adoption de politiques et de programmes visant la réduction des déchets et de la consommation d’eau, d’énergie et de papier.

Risques liés aux changements climatiques
Le fournisseur est invité à intégrer l’évaluation des risques liés aux changements climatiques dans ses procédures de gestion des risques. Il peut s’agir d’assurer le suivi constant des risques physiques (inondations, tempêtes, sécheresses, chaleur ou froid extrême) et de transition (changements politiques ou réglementaires, augmentation des prix de l’essence, changements dans les conditions du marché), et d’entretenir de bonnes structures de gouvernance et de supervision pour les détecter et les gérer.

Déclarations sur les résultats en matière d’environnement
La Banque encourage aussi le fournisseur à mesurer et à déclarer publiquement ses résultats en matière d’environnement et de risques liés aux changements climatiques.

Tenue de documents
Le fournisseur doit tenir des livres, comptes et dossiers exacts, détaillés et complets qui permettent de vérifier son respect des lois applicables, du présent Code du fournisseur et de ses obligations contractuelles envers la Banque Scotia. Le fournisseur doit s’abstenir de détruire tout dossier potentiellement pertinent dans le cadre d’une procédure judiciaire ou réglementaire, en suspens ou éventuelle.

Conformité
En cas de dérogation au présent Code du fournisseur, des mesures correctives doivent être prises dans les plus brefs délais. Toute dérogation majeure peut entraîner la fin de la relation entre le fournisseur et la Banque Scotia, conformément au contrat applicable entre les deux parties.

Responsable du présent Code du fournisseur
Le dirigeant responsable du présent Code du fournisseur est le chef, Approvisionnement, Services d’approvisionnement mondiaux. Date de révision : septembre 2020.