FAQ pour les coordonnateurs

Les coordonnateurs sont les représentants d'une entreprise qui sont habilités à donner des instructions à la Banque Scotia. Les coordonnateurs ont aussi l'autorité d'émettre et d'annuler des cartes, de modifier des renseignements sur les titulaires de carte, ainsi que de produire des relevés concernant l'entreprise. Lorsqu'un coordonnateur téléphone au Centre de service de la carte VISA Affaires de la Banque Scotia (1-888-823-9657) pour obtenir de l'aide, il doit fournir aux analystes techniques l'ID utilisateur et le mot de passe de son entreprise à des fins de vérification. L'ID utilisateur est le code de 10 chiffres que la Banque Scotia a initialement transmis par courriel au(x) coordonnateur(s). Le mot de passe est celui qui a été fourni à la Banque Scotia par l'entreprise sur le formulaire de désignation du coordonnateur.

Vous pouvez obtenir des cartes en entrant en session au site CentreSuite. Pour ce faire, vous devrez fournir votre ID utilisateur, que vous avez reçu de la Banque Scotia, ainsi que votre mot de passe. Votre ou vos cartes vous seront livrées dans un délai de 7 à 10 jours après que vous ayez soumis les renseignements requis sur les titulaires de carte.

You Vous pouvez modifier les renseignements que vous avez déjà fournis sur les titulaires de carte de votre entreprise en entrant en session au site CentreSuite (veuillez consulter le Guide du coordonnateur - CentreSuite pour obtenir de plus amples détails).

La limite de crédit minimum pour une carte Argent est de 1 000 $, alors que pour une carte Or, elle est de 5 000 $. Les titulaires de carte Argent ont droit à une assurance dégagement de responsabilité pouvant aller jusqu'à 100 000 $. Les titulaires de carte Or reçoivent la même assurance responsabilité que les titulaires de carte Argent, mais en plus, ils bénéficient d'une assurance voyage des plus complètes et ont accès à un Service Concierge international.

Oui, les cartes doivent être activées pour des raisons de sécurité. Chaque titulaire de carte doit téléphoner au Centre de service de la carte VISA Affaires de la Banque Scotia au 1-888-823-9657 et simplement suivre les instructions pour activer sa carte parmi les options offertes. Le numéro de carte et la date significative seront requis pour activer la carte. La «date significative» a été fournie à la Banque Scotia lors de l'inscription initiale de la carte.

La carte VISA Affaires de la Banque Scotia est un produit reposant sur l'utilisation d'Internet et pour cette raison, aucun relevé papier n'est produit. Le 18e jour de chaque mois, vous recevrez un avis par courriel vous avertissant que votre relevé est prêt. Vous recevrez un avis par courriel seulement si votre compte a enregistré des activités durant le cycle précédent. L'expéditeur du courriel est «Banque Scotia» (scotiabank@procard.com).

Le programme de la carte VISA Affaires de la Banque Scotia (VABS) est de type «facturable à l'entreprise et payable par l'entreprise». Pour chaque entreprise, une limite de crédit globale est approuvée par la Banque Scotia. Lorsqu'un coordonnateur désigne plusieurs titulaires de cartes individuels, la limite de crédit cumulative applicable à l'ensemble des cartes émises peut être supérieure à la limite de crédit globale de l'entreprise (par exemple, une entreprise peut avoir une limite globale de 100 000 $, mais une limite de crédit cumulative de 150 000 $ correspondant à 15 cartes avec une limite individuelle de 10 000 $).

Lorsqu'un titulaire de carte fait un achat chez un marchand, le système procède d'abord à une validation de sa limite de crédit individuelle afin de vérifier que suffisamment de fonds sont disponibles pour régler l'achat. Si le système indique que les fonds nécessaires sont disponibles, le système procède ensuite à une validation de la limite de crédit globale de l'entreprise afin de vérifier si l'opération d'achat peut être conclue tout en respectant cette deuxième limite. Il faut nécessairement que les deux vérifications soient probantes pour que l'achat soit autorisé. Essentiellement, tous les titulaires de carte ont accès aux mêmes fonds globaux de l'entreprise, jusqu'à concurrence de leur propre limite de crédit personnelle.

Le cycle de facturation s'échelonne du 16e jour du mois précédent au 15e jour du mois courant. À la fin de la période de facturation (soit le 16e jour de chaque mois), le solde de chacun des titulaires est remis à zéro et les opérations du mois sont inscrites au compte de l'entreprise, de sorte que les titulaires disposent à nouveau de la totalité de leur limite de crédit individuelle. Le solde de l'entreprise est exigible 21 jours après la fin du cycle de facturation (vers le 5e jour de chaque mois) et les paiements sont traités par prélèvement direct sur le compte d'entreprise du client avant de créditer le compte VISA Affaires Banque Scotia de l'entreprise.

Dans le cas où un titulaire de carte atteindrait sa limite de crédit attribuée avant la fin du cycle de facturation, le coordonnateur de l'entreprise devrait accroître la limite de crédit de ce titulaire pour lui permettre d'accéder aux fonds de l'entreprise. Les paiements effectués sur le compte d'un titulaire ne modifient en rien le crédit disponible du titulaire, car le programme VISA Affaires Banque Scotia de l'entreprise est de type «facturable à l'entreprise», si bien que les paiements sont appliqués au compte de l'entreprise. Tout paiement manuel effectué aura seulement pour effet d'augmenter le crédit global disponible de l'entreprise, sans influer sur le solde du titulaire de carte.

S'il advenait que l'entreprise atteigne sa limite de crédit maximale, elle pourrait effectuer des paiements manuels avant la date du prélèvement direct. Tout paiement manuel a pour effet de réduire le montant exigible sur le compte de l'entreprise et de réduire le montant des prélèvements. Il faut prévoir deux ou trois jours ouvrables pour le traitement des paiements manuels effectués dans une succursale et pour l'inscription du paiement au compte de l'entreprise.

Il existe trois cas où une différence peut survenir :

• Lorsqu'un paiement manuel est porté au compte d'un titulaire de carte ou au compte de l'entreprise après la date de fin de cycle (le 15 de chaque mois) mais avant la date d'échéance du paiement (21 jours après le 15 de chaque mois), le montant du paiement manuel réduira le solde exigible qui figure sur le relevé électronique.
  
  
• Si une opération est contestée par un titulaire de carte entre la date de fin de cycle et la date d'échéance du paiement, le montant contesté est porté au crédit du compte de l'entreprise jusqu'au règlement. Ainsi, un montant moins élevé sera porté au débit par rapport au montant figurant sur le relevé électronique .
  
  
• Si un différend est réglé après la date de fin de cycle mais avant la date d'échéance du paiement, et que le règlement est en faveur du commerçant, le montant de l'opération contestée sera ajouté au montant du solde exigible figurant sur le relevé électronique.

Le titulaire doit communiquer immédiatement avec le Centre de service Carte VISA Affaires de la Banque Scotia au 1-888-823-9657, puis simplement suivre les instructions. Une nouvelle carte sera émise, tandis que l'ancienne carte sera bloquée et que son solde sera transféré à la nouvelle carte. Tout titulaire pouvant obtenir des avances de fonds avec sa carte devra aussi choisir un nouveau NIP. Un nouvel ID utilisateur pour accéder au site CentreSuite (VIM) sera établi pour la nouvelle carte. Au cycle suivant, le titulaire devra vérifier les opérations inscrites pour les deux cartes. De plus, le titulaire devra donner le numéro de la nouvelle carte à tout commerçant dont les factures étaient payées par prélèvements automatiques sur l'ancienne carte.

Il faut d'abord contacter le commerçant pour régler le litige. Si le titulaire de carte ne connaît pas le commerçant ou s'il n'arrive pas à une entente avec lui, il doit téléphoner au Centre de service Carte VISA Affaires de la Banque Scotia au 1-888-823-9657 afin d'engager la procédure de vérification des faits. La ligne est en service tous les jours, 24 heures sur 24. Le montant de l'opération contestée sera porté au crédit du compte jusqu'à la date du règlement (le délai habituel est de 60 jours).

Les frais annuels pour la Carte VISA Affaires Scotia sont établis selon le type de carte (Or ou Argent) et la monnaie ($CA ou $US) que vous choisissez pour répondre aux besoins des titulaires et de votre entreprise. Vous pouvez avoir une combinaison de cartes Or et Argent dans le cadre d'un même programme.

Durant la mise en place initiale du programme, le coordonnateur indique les caractéristiques applicables à chacune des cartes des employés, notamment quels titulaires de carte pourront obtenir des avances de fonds. Par la suite, si le coordonnateur veut offrir l'option «avance de fonds» à un autre titulaire de carte, il doit entrer en session au site CentreSuite afin d'activer cette option sur sa carte (veuillez consulter le Guide du coordonnateur - CentreSuite pour obtenir des instructions détaillées).

Chaque titulaire de carte est responsable de mettre en place le numéro d'identification personnel (NIP) qui lui sera propre. Pour ce faire, chaque titulaire de carte doit téléphoner au Centre de service de la carte VISA Affaires de la Banque Scotia au 1-888-823-9657 et tout simplement suivre les instructions qui lui seront fournies. Le numéro de sa carte et sa «date significative» seront requis pour mettre en place son NIP. La «date significative» du titulaire de carte est celle qu'il a fournie à la Banque Scotia lors de l'activation de sa carte. Veuillez noter qu'il faut attendre au lendemain de l'appel pour que le processus d'activation du NIP du titulaire de carte soit complété.

Téléphonez au Centre de service Carte VISA Affaires de la Banque Scotia au 1-888-823-9657 et suivez tout simplement les instructions.

• Si une opération est contestée par un titulaire de carte entre la date de fin de cycle (le 15 de chaque mois) et la date d'échéance du paiement (21 jours après le 15 de chaque mois), le montant contesté est porté au crédit du compte de l'entreprise jusqu'au règlement. Ainsi, un montant moins élevé sera porté au débit par rapport au montant figurant sur le relevé électronique.
  
  
• Si un différend est réglé après la date de fin de cycle (le 15 de chaque mois) mais avant la date d'échéance du paiement (21 jours après le 15 de chaque mois), et que le règlement est en faveur du commerçant, le montant de l'opération contestée sera ajouté au montant du solde exigible figurant sur le relevé électronique.

Oui. Veuillez allouer de deux à trois jours ouvrables pour le traitement des paiements manuels effectués en succursale ou par le truchement d'Accès Scotia, et pour l'inscription du paiement au compte de l'entreprise.

Lorsqu'un paiement manuel est porté au compte d'un titulaire de carte ou au compte de l'entreprise après la date de fin de cycle (le 15 de chaque mois) mais avant la date d'échéance du paiement (21 jours après le 15 de chaque mois), le montant du paiement manuel réduira le solde exigible qui figure sur le relevé électronique.

Si un titulaire de carte atteint sa limite de crédit attribuée avant la fin du cycle de facturation, le coordonnateur de l'entreprise devrait accroître la limite de crédit de ce titulaire pour lui permettre d'accéder aux fonds de l'entreprise. Les paiements effectués sur le compte d'un titulaire ne modifient en rien le crédit disponible du titulaire, car le programme VISA Affaires Banque Scotia de l'entreprise est de type «facturable à l'entreprise», si bien que les paiements sont appliqués au compte de l'entreprise. Tout paiement manuel effectué aura seulement pour effet d'augmenter le crédit global disponible de l'entreprise, sans influer sur le solde du titulaire de carte.

Si l'entreprise atteint sa limite de crédit maximale, elle peut effectuer des paiements manuels avant la date du prélèvement direct. Tout paiement manuel a pour effet de réduire le montant exigible sur le compte de l'entreprise et de réduire le montant des prélèvements.

(cartes en $CA seulement)

Les remises en espèces sont offertes uniquement pour le programme de cartes en dollars canadiens. Votre entreprise peut bénéficier de remises en espèces pouvant atteindre 1 % par année, par carte. Le pourcentage de la remise augmente de façon progressive, en fonction des trois niveaux de dépenses suivants. La remise est déposée directement au compte d'entreprise du client une fois l'an, au mois d'octobre.

À noter qu’à compter du 16 septembre 2016, vous devrez être titulaire d’un compte de grande entreprise au moment du versement de votre remise en espèces, faute de quoi vous perdrez les récompenses accumulées.