Pourquoi vous faut-il un plan de continuité des activités?

En tant que propriétaire d’entreprise, vous savez que les événements imprévus sont inévitables, c'est pourquoi il est crucial de connaître la capacité de résistance de votre entreprise.

Bien qu’il ne soit pas possible de planifier pour toutes les situations auxquelles votre entreprise pourrait devoir faire face, en tant que propriétaire, vous pouvez vous préparer en établissant un plan de continuité des activités.

Vous trouverez ci-dessous quelques éléments essentiels à l’élaboration de votre PCA et qui assureront l’utilité de votre plan advenant certaines situations qui pourraient perturber les activités de votre entreprise.

Le PCA est une feuille de route qui détermine comment votre entreprise prévoit gérer certaines situations susceptibles de perturber vos activités et comment elle réagira durant et après une urgence.

La pandémie de COVID-19 a été un exemple extrême d’interruption des activités des entreprises. Elle a forcé nombre d’entre elles à trouver de nouvelles façons d’assurer la livraison de leurs produits et la prestation de leurs services, d’organiser la main-d’œuvre et de répondre aux demandes changeantes de la clientèle. Dans les pires cas, certaines entreprises ont dû fermer leurs portes en raison des restrictions et d’autres circonstances hors de leur contrôle.

Bien que les pandémies soient des situations exceptionnelles, une foule d’autres événements peuvent entraîner l’interruption des activités de votre entreprise, comme des pannes de courant, des grèves d’employés, des catastrophes naturelles et des cyberattaques. L’élaboration d’un PCA est une étape proactive qui vous permet de vous assurer que votre entreprise sera en mesure de relever le défi si une telle situation devait se produire. 

Il s’agit de deux plans distincts dont les objectifs sont différents. Le plan de continuité des activités porte sur la situation d’ensemble et tient compte de tous les risques qui pourraient nuire aux activités de votre entreprise. Il décrit comment les tâches essentielles à l’exploitation de votre entreprise seront rétablies en cas de situations imprévues.

Le plan de reprise après sinistre porte principalement sur le rétablissement des systèmes et infrastructures informatiques en cas d’interruption ou de sinistre. Son principal objectif est de déterminer la manière dont l’infrastructure de votre entreprise peut revenir à l’état normal, et ce, dans les plus brefs délais en cas de crise.

En situation de crise, le plan de continuité des activités donne une vue globale des activités, tandis que le plan de reprise après sinistre vise uniquement les plateformes et l’infrastructure. 

Il faut du temps et des ressources pour élaborer un PCA, mais ce plan vaut son pesant d’or.

Principaux avantages :

Pour élaborer votre plan, commencez par former une équipe PCA. La taille de votre équipe variera en fonction de votre entreprise, mais vous devez vous assurer d’inclure des personnes de tous les services essentiels.

Ensuite, identifiez toutes les menaces potentielles pour votre entreprise. Pensez, par exemple, aux inondations, tempêtes de verglas, pannes d’eau, pannes de courant, problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement, cyberattaques, blessures ou décès des personnes clés dans l’entreprise et aux pandémies.

Lorsque ces étapes préliminaires seront terminées, lancez-vous dans l’élaboration du plan en suivant le cadre «préparation, planification et pratique» ci-dessous.

La première étape essentielle est la préparation. Si votre entreprise emploie plusieurs personnes, compte plus d’une succursale ou utilise des technologies cruciales, de nombreux facteurs doivent être pris en considération.

• Identifiez les services essentiels. Demandez-vous comment votre clientèle obtient vos produits et services et ce dont vous avez besoin pour en assurer la livraison. Que ferez-vous si votre immeuble ou votre équipement est endommagé? Quels activités et services sont essentiels au maintien des activités de votre entreprise? Pendant combien de temps pouvez-vous tolérer un temps d’arrêt des activités ou des ventes?
  
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• Identifiez les personnes clés dans l’entreprise. Qui sont les personnes essentielles à la continuité des activités de votre entreprise? Pensez à vos fournisseurs et à vos personnes-ressources en cas d’urgence. Comment gérerez-vous les absences? Est-il possible de former les membres de votre équipe afin qu’ils puissent effectuer plusieurs tâches liées à différents postes?
  
  
• Attribuez des rôles et des responsabilités. Qui sera responsable de chaque tâche en cas d’urgence ou d’interruption des activités? Qui doit prendre en charge l’activation du PCA? À cette étape, créez une liste sur laquelle se trouvent les noms, numéros de téléphone et adresses courriel des principales personnes responsables du PCA.
  
  
• Assurez la continuité des activités. Élaborez une stratégie de communication avec les membres de votre personnel, les clients et les principales parties prenantes. Comment votre entreprise gérera-t-elle les pannes à court et à long terme? Comment se déroulera le retour à la normale?
  
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Après un remue-méninges et la première étape de préparation, couchez vos idées sur papier afin de commencer à élaborer votre plan.

• Documentez votre plan. Où votre plan sera-t-il conservé? Évaluez différentes options, comme des outils ou applications de tiers et l’approche plus traditionnelle d’une version imprimée, et déterminez celle qui convient le mieux à votre entreprise.
• Faites simple. Rédigez votre plan dans un langage clair et direct. Conservez une copie imprimée et une version numérique de votre document et assurez-vous que toute votre équipe y ait accès.
• Mettez régulièrement votre plan à jour. Pour vous assurer que votre plan demeure à jour, désignez un membre de votre équipe qui sera responsable de l’actualiser et d’approuver tout changement. 

Il ne suffit pas de rédiger un PCA. Mettez-le en œuvre et en pratique pour repérer toutes les lacunes, former le personnel et donner confiance à l’équipe s’il fallait réagir en cas d’urgence.

Par exemple :

• Repérez des locaux de rechange. Essayez de réaliser vos activités essentielles dans des locaux différents.
• Discutez des temps d’arrêt. Planifiez une réunion non officielle avec les membres du personnel et les personnes-ressources clé et discutez des rôles et des responsabilités de chaque personne en cas d’urgence.
• Testez votre plan de communication. Êtes-vous en mesure de communiquer avec les membres de votre personnel par téléphone ou par texto en dehors des heures d’ouverture normales?

À cette étape, établissez un calendrier d’essai du PCA afin de vous assurer que vous et votre équipe mettez le PCA en pratique. Actualisez votre plan au besoin.

N’attendez pas une catastrophe comme une inondation, une panne de courant ou une cyberattaque pour élaborer un plan pour votre entreprise. Un PCA est une façon proactive de protéger l’entreprise à laquelle vous consacrez tant d’efforts. Un plan efficace fait l’objet de formation, de pratique et de mises à jour en continu. 

Nous savons que le PCA n’est qu’un des éléments auxquels vous devez penser lorsque vous exploitez une entreprise. Nous avons donc préparé des ressources utiles pour vous aider à partir du bon pied pour élaborer un PCA :

• Protégez votre entreprise – Centre de sécurité de la Banque Scotia
  Découvrez comment gérer la cybersécurité et prévenir les cyberattaques, notamment en élaborant un plan de cybersécurité, obtenez des conseils pour améliorer les contrôles de sécurité de votre entreprise, formez vos employés et découvrez comment reconnaître les fraudes les plus courantes.
  
  
• Centre Conseils+ pour entreprise
  Lisez des articles informatifs, comme Protégez l'entreprise que vous avez bâtie avec ardeur.
  
  
• Les clients de la Banque Scotia peuvent profiter d’offres exclusives de nos partenaires, notamment pour des services d’infonuagique qui leur permettront de sauvegarder leurs données et de poursuivre leurs activités à partir de locaux différents.

Parlez à votre conseiller ou votre conseillère aux entreprises des stratégies, ressources et solutions bancaires qui contribueront à la résilience de votre entreprise en situation d’urgence ou imprévue.